W obecnych czasach informacje zyskały miano dobra o szczególnym znaczeniu. Ich pozyskiwanie, gromadzenie i przetwarzanie stało się podstawą rozwoju w każdym obszarze.
Dla przedsiębiorców ochrona informacji o kluczowym znaczeniu dla ich działalności ma znaczenie strategiczne. Procedury wytwarzania danego produktu, wiedza techniczna, przyjęte metody pracy, strategie cenowe i biznesowe, polityki handlowe, porozumienia handlowe, oprogramowanie, bazy danych itp. stanowią wartości niematerialne przedsiębiorstwa, których ujawnienie może mieć katastrofalne skutki.
Z tego względu duże znaczenie obecnie przypisuje się umowom o zachowaniu poufności, nazywanych również umowami NDA (z ang. non-disclosure agreement). Są to umowy w sposób kompleksowy regulujące kwestie obowiązek zachowania poufności.
Umowy tego typu najczęściej stosowane są przez duże podmioty w fazie poprzedzającej przystąpienie do negocjacji z potencjalnym kontrahentem, w ramach których może on uzyskać dostęp do informacji o kluczowym znaczeniu dla przedsiębiorstwa.
Jednak wraz z postępującym rozwojem technologicznym, umowy tego typu z powodzeniem zawierane są również przez mniejsze podmioty. Pozyskiwaniu finansowania na działalność o charakterze innowacyjnym często towarzyszy proces negocjacji, w ramach których przekazywane są informacje, o kluczowym znaczeniu dla powodzenia przyszłego przedsięwzięcia. Dlatego istotne jest, aby przed przystąpieniem do rozmów jedna lub obie strony zobowiązały się do zachowania poufności.
W toku każdych negocjacji, czy to zmierzających do pozyskania inwestora, zawarcia umowy o współpracy czy też fuzji lub przejęcia, dochodzi do przekazania potencjalnemu kontrahentowi informacji, o szczególnym znaczeniu dla przedsiębiorcy, które z jego punktu widzenia należy uznać za informacje poufne. Nie dziwi więc, że jest on zainteresowany ich ochroną przed ujawnieniem osobom trzecim. Również samo prowadzenie negocjacji może okazać się z punktu widzenia wizerunkowego informacją, którą przedsiębiorca chciałby zachować w tajemnicy. Nie wiadomo bowiem, czy takie negocjacje w ogóle doprowadzą do zawarcia umowy. Chcąc chronić swój interes, przedsiębiorca powinien rozważyć zawarcie umowy NDA. Z uwagi na szczególny zakres informacji, jakie ma chronić umowa NDA, ważne aby została ona sporządzana w prawidłowy sposób. Oto najważniejsze elementy, jakie taka umowa powinna zawierać.
Najważniejsze kwestie, jakie powinna zawierać umowa NDA:
- precyzyjna definicja informacji poufnych,
- wskazanie, w jakim celu druga strona będzie mogła wykorzystywać informacje poufne,
- określenie standardów/procedur przekazywania informacji poufnych drugiej stronie,
- określenie sposobu zabezpieczenia informacji poufnych,
- czas trwania umowy,
- kary umowne za naruszenie obowiązku zachowania poufności,
- określenie sposobu postępowania z przekazanymi informacjami, w przypadku, gdy ich wykorzystanie nie będzie już konieczne.
Jedną z ważniejszych kwestii związanych z zawarciem umowy NDA są kary umowne za naruszenie obowiązku zachowania poufności. Przyjmuje się bowiem, że kary umowne stanowią pewnego rodzaju zryczałtowane odszkodowanie za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania umownego. Również samo ryzyko zapłaty kary umownej wydaje się oddziaływać odstraszająco, dyscyplinując kontrahenta do przestrzegania postanowień umowy.
Największe znaczenie umowy NDA znajdują przy prowadzeniu negocjacji w potencjalnym kontrahentem, ale nie tylko. Zawarcie umowy o zachowaniu poufności warto rozważyć również z osobami, z którymi przedsiębiorca zamierza zawrzeć np. umowę o świadczenie usług, o dzieło lub umowę zlecenia bądź kilka różnych umów.
Każdy przedsiębiorca, dla którego ochrona informacji poufnych ma znaczenie priorytetowe, przystępując do negocjacji z potencjalnym kontrahentem, powinien rozważyć zawarcie tego rodzaju umowy. Należy jednak pamiętać, że z uwagi na jej cel, treść umowy NDA powinna odpowiadać konkretnym potrzebom, a nie powielać ogólne standardy. W przeciwnym razie może ona nie zapewniać wystarczającej ochrony przed naruszeniami poufności.
Photo by Alessandro Bianchi on Unsplash